PRIVACY NOTICE ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA OF IMAA ALBANIA’S SUPPLIERS AND CONSULTANTS
Under Law n. 9887 “On the protection of personal data” and subsequent amendments (hereinafter, the “Law”), we wish to inform our partners, suppliers of goods and services, and consultants entrusted with tasks, including professional ones, and their legal representatives, referents, employees, associates or subjects acting on their behalf and whose personal data are processed in the context of contractual relations with them or with the organizations to which they belong (the “Data Subjects”), that their data will be processed lawfully, correctly and transparently, in the following terms and for the following purposes.
DATA CONTROLLER
The Data Controller is IMAA Albania Foundation, having its registered office Rr. Brigada 8, Shk. 2, K.3, Ap.7, Tirane. The Data Controller can be contacted at the email address info@talentslink.org.
DATA PROTECTION CONTACT PERSON
The Data Controller appointed a Data Protection Contact Person (“DPCP”) who can be contacted at the following email address: info@talentslink.org.
SOURCE AND CATEGORIES OF PERSONAL DATA PROCESSED
The personal data to be processed by the Data Controller are acquired at the time of the conclusion of the contract with Data Subject and / or during the business relation directly by the Data Controller and/or by third parties specifically appointed for this purpose, directly from the Data Subjects (e.g., as part of the accreditation process of the supplier or use of devices or tools made available by the Data Controller for the purpose of providing the contractual service), and/or with third parties (e.g., in the event of the reporting of illegal conduct, external databases consulted for anti-money laundering purposes, or registration in professional registers, chambers of commerce or other accessible public sources, such as paper or digital newspapers), also through the remote communication techniques used by the Data Controller (e.g. websites, etc.).
PURPOSE AND LEGAL BASIS OF THE PROCESSING
The Data Controller processes data subjects’ personal data in compliance with regulatory and contractual obligations, also with regard to administrative, tax and accounting aspects. Particularly, personal data are processed within the relationship in establishment or established for the following purposes and by virtue of the legal bases specified below:
- Performance of a contract concluded with the data subject or of pre-contractual measures adopted at his request (Article 6, paragraph 1, letter b) of the Law), as well as other activities connected and instrumental to the execution and management of the relationship, such as such as management of the contractual relationship, including the management of the preliminary activities prior to the conclusion of the contract and the subsequent management and execution of the same, including any verification activities in relation to the performance of the service and the management of payments;
- Fulfillment of legal obligations, as well as orders / provisions of public authorities and / or supervisory bodies (Article 6, paragraph 1, letter c) of the Law), such as:
- a) compliance with anti-money laundering obligations where applicable;
- b) discharge of obligations towards the social security and welfare institutions, in the case of a professional assignment stipulated by the Data Controller directly with the individual professional;
- c) compliance with accounting and tax obligations in the event of contractual relationship with the individual consultant;
- d) Compliance with rules on health and safety at work. Pursuit of the legitimate interest of the Data Controller (Article 6, paragraph 1, letter dh) of the Law) concerning: a) management of preliminary reputational checks at the establishing of the contractual relationship;
- b) exercise or our right’s defence extrajudicial or judicial, including administrative or in arbitration and conciliation procedures in cases provided for by laws, Community legislation, regulations or collective agreements;
- c) Compliance of obligations arising from insurance contracts aimed at hedging risks related to the employer’s responsibility for health and safety at work or for damage caused to third parties in the course of work or occupation;
- d) compliance with the “whistleblowing” obligations, aimed at allowing the reporting of facts or behaviors that may constitute a violation of the rules governing the activity of the Data Controller or connected or instrumental to it;
e) protection of data security, reliability of IT systems and connection networks and, more generally, of the company assets, through the control of company equipment (including computer equipment) assigned to the data subject(such as the Internet, e-mail, badge, etc.), also through the control of physical and logical access.
CATEGORIES OF DATA PROCESSED
To pursue the above purposes, the following categories of personal data will be processed: (i) personal data and contact detail (e.g. name, surname, tax code and VAT number, professional address and professional telephone number); (ii) data relating to the management of the employment relationship (e.g. company position held); payment data (e.g. IBAN); where necessary to fulfill any legal obligations borne by the Data Controller and applicable depending on the type of service rendered; (iii) access and identification data (username and password used for access to IMAA systems) and (iv) system logs, navigation data and geolocation data of any device that the Data Controller should make available to the Data subject Parties for the purpose of carrying out the tasks entrusted, either through devices or tools made available by the Data Controller or through devices supplied to the Data subject Parties by its organization); (v) data relating to identification/recognition documents (e.g. identity card number for access to the premises of the Data Controller or for the management of due diligence obligations); (vi) Any imagery (e.g. photographs for any temporary badges for access to the premises). Any personal data falling into the category of (vii) special categories of data which reveal the state of health may be collected and processed by the Data Controller for the sole purpose of managing any accidents that have occurred against the data subject parties at the offices of the Data Controller for the purpose of managing the obligations related to hygiene and safety in the workplace. These particular categories of data are processed exclusively by personnel who need them for the task performed.
The Data Controller may also collect and process (viii) data relating to criminal convictions and offences or related security or prevention measures only in cases where this is necessary for the purpose of fulfilling legal obligations (e.g. anti-money laundering legislation) to which the Data Controller is subject.
PROCESSING METHODS
The processing of personal data takes place using manual, automated and telematics tools, with logic strictly related to the above purposes and, in any case, in compliance with guarantees and necessary measures prescribed by the applicable legislation and aimed at ensuring the confidentiality, integrity and availability of personal data, as well as avoiding damage either material or immaterial (e.g. loss of control of personal data or limitation of rights, discrimination, theft or usurpation of identity, financial loss, unauthorized decryption of pseudonymisation, damage to reputation, loss of confidentiality of personal data protected by professional secrecy or any other significant economic or social damage).
The Data Controller do not process personal data based on automated decision-making processes that produce legal effects or significantly affect the data subject, including profiling.
POSSIBLE CONTROLS ON DEVICES
The Data Controller wishes to inform that they can be carried out Controls according to the methods indicated below on the personal data of the data subject collected through the use by them of the
company devices that may be assigned or also made available by the Data Controller for professional service.
These processing, carried out for the purposes indicated above, may occasionally constitute an indirect monitoring of the consultant’s professional activity by the Data Controller and may be used for the purpose of protecting the company’s assets, and the security of the data and systems of the Data Controller on which the supplier is called to operate for the execution of the professional service, especially:
- Network (Internet and e-mail) – in case of assignment of an user account and / or a temporary company mailbox for external consultants: Information systems of the Data Controller are set up in order to record in special log files and, where expected, filter content, the navigation data of users and the metadata of email traffic, as well as the level of update and configuration of the devices that access the corporate network in terms of operating system and installed software. These data are accessed by the organizational units responsible for the protection of it security and privacy and the management of information systems, including personnel appointed as system administrator, in the event of a request by a Supervisory Authority or receipt of even automatic alerts constituting a malicious event.
- Badges – in case of assignment of a temporary badge to the external consultant: is a tool that the Data Controller adopts to allow access to the premises and record the relative presence of the subjects previously authorized to access, who are required to use it according to the procedures provided for in relation to the performance of their professional activities at the offices of the Data Controller through the appropriate readers located there.
3. PCs, laptops and tablets – in case of assignment of a temporary device to the external consultant: the information systems of the Data Controller are set up in order to record in special log files and, where required, filter content, the information referring to the navigation data of users, to the activities carried out by them through executables, to the level of updating and configuration of the operating system and installed software and to the metadata of email traffic. These data can be accessed by the organizational units responsible for the protection of it security and privacy and the management of information systems, including personnel appointed as system administrator, in the event of a request by a Supervisory Authority or receipt of even automatic alerts constituting a malicious event.
COMMUNICATION AND DISSEMINATION
To pursue the above purposes, the Data Controller reserves the right to communicate personal data:
- other companies of the group to which the Data Controller belongs or its parents, subsidiaries or associates (based also abroad), in the context of the existing intercompany agreements for the management of the activities referred to in the aforementioned purposes;
- control authorities and, in general, public or private subjects (e.g.: Customs and Monopolies Agency, UIF, Revenue Agency, judicial authority, public security authorities), only to the extent that the conditions established by the applicable legislation are met;
- companies that compare the data provided by the data subject with those available on public registers, databases, lists or documents in order to verify their veracity, also in compliance with the obligations imposed by anti-money laundering law;
- subjects who perform insurance services, for the purpose of covering any risks deriving from the work of the supplier or consultant;
- subjects that perform banking and financial services; • subjects that manage safety at work and the environment; • subjects that carry out access control activities to the data controller’s buildings;
- subjects that carry out data acquisition, processing, processing and storage services;
- subjects that provide services for the management and hosting of the information system of the Data Controller; • subjects that carry out printing, bagting, transmission, transport and sorting of communications;
- subjects that carry out documentation archiving and data entry activities;
- subjects that carry out assistance activities to the data subjects;
- professional firms that carry out assistance and consultancy (e.g. accounting firms, law firms, etc.);
- subjects that carry out control, audit and certification of the activities carried out by the Data Controller;
- subjects that carry out assistance and communication consultancy activities;
- subjects that carry out control, audit and certification of the activities carried out by the Customer;
- national and/or Community bodies financing or grants; • subjects who in various ways can succeed the Data Controller in the ownership of legal relationships (e.g., assignees of goods, credits or contracts).
The subjects listed above operate independently as Data controllers or as Data Processor on the basis of specific legal act compliant with art. 28, paragraph 3, of Regulation. The updated list of data processors is available by submitting a request to dataprotectionalb@sisal.al.
Personal data may also be known by the staff in relation to the performance of the tasks assigned.
Personal data will not be disseminated and, therefore, will not be brought to the attention of indeterminate subjects, in any form.
DATA TRANSFER OUTSIDE ALBANIA
Personal Data may be transferred to parties based in countries outside Albania which cooperate with the Data Controller to achieve the above purposes. Data transfer will take place only against the existence of international agreements or adequacy decisions by the Information and Data Protection Commissioner in Albania (art. 8 of the Law). A copy (or an extract) of the guarantees adopted for the transfer as well as the list of third countries / international organizations to which the personal data have been transferred, may be requested at the e-mail address info@talentslink.org.
DATA RETENTION
The personal data of the data subject parties will be kept for the time necessary to carry out the existing relationships between the parties and for the fulfillment of the related obligations, and in any case according to the terms applicable by law on social security matters, as well as those prescriptions provided for the exercise of the rights deriving from the employment relationship even after its definitive termination, especially:
- for the purposes related to the execution of the contract, the Data Controller will keep the personal data of the data subject for 10 years from the end of the contract;
- for the fulfillment of legal obligations and orders / provisions of authorities and / or supervisory bodies, the Data Controller will keep the personal data until exhaustion the Legal obligation or the order/disposition of the supervisory authority and/or body;
- for the pursuit of legitimate interests, the Data Controller will keep the personal data until exhaustion of the legitimate interest, taking into account the balance with the rights of data subject.
Once these terms have elapsed, the Data Controller will provide for the data deletion of data subjects or to their transformation into anonymous form.
DATA SUBJECTS RIGHTS
The rights referred to in Articles from 15 to 17 of the Law are guaranteed. In particular, the Data Subject can obtain: a) confirmation of the existence of personal data processing concerning him and, in this case, access to such data; b) the
correction of inaccurate personal data and the integration of incomplete personal data; c) the deletion of personal data concerning him, in cases where this is permitted by the Law; d) the limitation of processing, in the cases provided for by the Law; e) the communication, to the recipients to whom the personal data have been transmitted, of requests for rectification / cancellation of personal data and for the limitation of processing received by the Data Subject, unless this proves impossible or involves a disproportionate effort. The Data Subject also has the right to object at any time, for legitimate reasons, to the processing of personal data concerning him, even if pertinent to the purpose of the collection, without prejudice to the case in which the Data Controller demonstrates the presence of overriding legitimate reasons or the exercise or defense of a right pursuant to art. 6 of the Law. The Data Subject also has the right not to be subjected to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning him or which significantly affects his person in a similar way, unless this decision: a) is necessary for the conclusion or execution of a contract between the interested party and the Data Controller; b) is authorized by the Law; c) is based on the explicit consent of the interested party. In the cases referred to in the aforementioned letters a) and c), the Data Subject has the right to obtain human intervention from the Data Controller, to express their opinion and to contest the decision. The Data Subject may submit requests to the address info@talentslink.org. indicating in the subject “Privacy – exercise of privacy rights”, detailing which right he intends to exercise and providing the Data Controller with the information needed to identify him pursuant to articles 11 and 12 of the Regulation. The Data Subject also has the right to lodge a complaint with the supervisory authority, in particular in the State in which he habitually resides, works or in the place where the alleged violation for which the complaint is submitted has occurred (e.g., the Information and Data Protection Commissioner in Albania – www.idp.al), as required by art. 16 of the Law, as well as to take the appropriate judicial offices pursuant to art. 16 of the Law.
NATURE AND MANDATORY OBLIGATION OF THE COMMUNICATION OF PERSONAL DATA
The provision of personal data is mandatory to pursue the above purposes, and, failing that, will not be possible for the Data Controller to establish any contractual relationship or perform correctly the obligations and commitments arising therefrom.
The processing for the purposes referred to in point 3) of the paragraph “Purpose and legal basis of the processing” is not mandatory and the Data Subject may oppose this processing in the manner indicated in the paragraph “Data Subjects rights” of this document, and if the Data Subject objects to said processing the data cannot be used for this purpose, except in the case in which the Data Controller demonstrates the presence of overriding legitimate reasons or the exercise or defence of a right pursuant to art. 6 of the Law.
UPDATE OF THE PRIVACY POLICY
The Data Controller reserves the right to periodically update the content of this page. The Data Subject is therefore invited to periodically consult the information contained herein so as to stay updated with respect to any changes that have occurred since the last consultation.
NJOFTIM PËR PRIVATËSINË MBI PËRPUNIMIN E TË DHËNAVE PERSONALE TË FURNIZUESVE DHE KËNSULTANËVE TË IMAA ALBANIA
Në bazë të ligjit nr. 9887 “Për mbrojtjen e të dhënave personale” dhe ndryshimet e mëtejshme (në tekstin e vijuar “Ligji”), dëshirojmë të informojmë partnerët tanë, furnizuesit e mallrave dhe shërbimeve dhe konsulentët të cilëve u janë besuar detyrat, duke përfshirë ata profesionistë, dhe përfaqësuesit e tyre ligjorë, referentët, punonjësit, bashkëpunëtorët ose subjektet që veprojnë në emër të tyre dhe në kontekstin e të cilave ata i përkasin të dhënat e tyre personale ose në kontekstin e të dhënave të procesit të tyre (“Subjektet e të dhënave personale”), se të dhënat e tyre personale do të përpunohen në mënyrë të ligjshme, korrekte dhe transparente, në termat e mëposhtëm dhe për qëllimet e mëposhtme.
KONTROLLUESI I TË DHËNAVE
Kontrolluesi i të Dhënave është IMAA Albania foundation, me seli në Rr. Brigada 8, Shk. 2, K.3, Ap.7, Tirane. Kontrolluesi i të Dhënave mund të kontaktohet në adresën e emailit info@talentslink.org.
PERSONI I KONTAKTI PER MBROJTEN E TË DHËNAVE
Kontrolluesi i të dhënave ka caktuar një person kontaktues për mbrojtjen e të dhënave (“DPCP”) i cili mund të kontaktohet në adresën e mëposhtme të emailit: info@talentslink.org.
BURIMI DHE KATEGORITË E TË DHËNAVE PERSONALE TË PËRPUNUARA
Baza ligjore e përpunimimeve është interesi legjitim i Kontrolluesit, duke marrë parasysh balancën e të drejtave të Kontrolluesit dhe subjektit të të dhënave personale. Të dhënat personale që do të përpunohen nga Kontrolluesi i të Dhënave merren në momentin e lidhjes së kontratës me Subjektin e të Dhënave dhe/ose gjatë marrëdhënies së biznesit drejtpërdrejt nga Kontrolluesi i të Dhënave dhe/ose nga palë të treta të emëruara posaçërisht për këtë qëllim, drejtpërdrejt nga Subjektet e të Dhënave (p.sh., si pjesë e procesit të akreditimit të furnizuesit ose përdorimit të pajisjeve ose mjeteve të vëna në dispozicion nga Kontrolluesi/raporti i kontratës me qëllim të tretë), dhe/ose me palët e treta (p.sh., në rast të raportimit të sjelljes së paligjshme, bazave të të dhënave të jashtme të konsultuara për qëllime kundër pastrimit të parave, ose regjistrimit në regjistrat profesionistë, dhomat e tregtisë ose burime të tjera publike të aksesueshme, si gazetat në letër ose dixhitale), gjithashtu nëpërmjet teknikave të komunikimit në distancë të përdorur nga Kontrolluesi i të Dhënave (p.sh. faqet e internetit, etj.).
QËLLIMI DHE BAZA LIGJORE E PËRPUNIMIT
Kontrolluesi i të Dhënave përpunon të dhënat personale të subjekteve të të dhënave në përputhje me detyrimet rregullatore dhe kontraktuale, gjithashtu në lidhje me aspektet administrative, tatimore dhe kontabël.
Në veçanti, të dhënat personale përpunohen brenda marrëdhënies në themelim ose të krijuar për qëllimet e mëposhtme dhe në bazë të bazave ligjore të specifikuara më poshtë:
- Kryerja e një kontrate të lidhur me subjektin e të dhënave ose të masave parakontraktore të miratuara me kërkesë të tij (Neni 6, paragrafi 1, germa b) i Ligjit), si dhe aktivitete të tjera të lidhura dhe instrumentale me ekzekutimin dhe menaxhimin e marrëdhënies, si mund te jet p.sh. menaxhimi i marrëdhënies kontraktuale, duke përfshirë menaxhimin e aktiviteteve paraprake dhe nën ekzekutimin e çdo veprimtarie para përfundimit të kontratës, duke përfshirë edhe nënekzekutimin e kontratës. kryerjen e shërbimit dhe menaxhimin e pagesave;
- Përmbushja e detyrimeve ligjore, si dhe urdhrave/dispozitave të autoriteteve publike dhe/ose organeve mbikëqyrëse (Neni 6, paragrafi 1, germa c) i Ligjit), si p.sh:
- a) pajtueshmërinë me detyrimet kundër pastrimit të parave aty ku është e aplikueshme;
- b) përmbushjen e detyrimeve ndaj institucioneve të sigurimeve shoqërore dhe të mirëqenies, në rastin e një detyre profesionale të përcaktuar nga Kontrolluesi i të Dhënave drejtpërdrejt me profesionistin individual;
- c) respektimin e detyrimeve kontabël dhe tatimore në rast të marrëdhënieve kontraktuale me konsulentin individual;
- d) respektimin e rregullave për shëndetin dhe sigurinë në punë
- Ndjekja e interesit legjitim të Kontrolluesit të të Dhënave (Neni 6, paragrafi 1, germa dh) i Ligjit) lidhur me:
- a) menaxhimin e kontrolleve paraprake të reputacionit në krijimin e marrëdhënies kontraktuale;
- b) ushtrimin ose mbrojtjen e të drejtës sonë jashtëgjyqësore ose gjyqësore, duke përfshirë procedurat administrative ose në arbitrazh dhe pajtim në rastet e parashikuara nga ligjet, legjislacioni komunitar, rregulloret ose marrëveshjet kolektive;
- c) respektimin e detyrimeve që rrjedhin nga kontratat e sigurimit që synojnë mbrojtjen e rreziqeve që lidhen me përgjegjësinë e punëdhënësit për shëndetin dhe sigurinë në punë ose për dëmet e shkaktuara palëve të treta gjatë punës ose profesionit;
- d) respektimin e detyrimeve të “whistelblowing”, që synojnë lejimin e raportimit të fakteve ose sjelljeve që mund të përbëjnë shkelje të rregullave që rregullojnë veprimtarinë e Kontrolluesit të të Dhënave ose të lidhura ose instrumentale me të;
- e) mbrojtjen e sigurisë së të dhënave, besueshmërinë e sistemeve të IT dhe rrjeteve të lidhjes dhe, në përgjithësi, të aseteve të kompanisë, nëpërmjet kontrollit të pajisjeve të kompanisë (përfshirë pajisjet kompjuterike) që i janë caktuar subjektit të të dhënave (si interneti, posta elektronike, badge, etj.
KATEGORITË E TË DHËNAVE TË PËRPUNUARA
Për të arritur qëllimet e mësipërme, do të përpunohen kategoritë e mëposhtme të të dhënave personale: (i) të dhënat personale dhe detajet e kontaktit (p.sh. emri, mbiemri, kodi tatimor dhe numri i TVSH-së, adresa profesionale dhe numri i telefonit profesional); (ii)
të dhënat në lidhje me menaxhimin e marrëdhënies së punës (p.sh. pozicioni i mbajtur në kompani); të dhënat e pagesës (p.sh. Llogarija bankare); kur është e nevojshme për të përmbushur çdo detyrim ligjor të ngarkuar nga Kontrolluesi i të Dhënave dhe i zbatueshëm në varësi të llojit të shërbimit të ofruar; (iii) të dhënat e aksesit dhe identifikimit (emri i përdoruesit dhe fjalëkalimi i përdorur për aksesin në sistemet e IMAA) dhe (iv) regjistrimet në sistemet, të dhënat e navigimit dhe të dhënat e vendndodhjes së çdo pajisjeje që kontrolluesi i të dhënave duhet t’i vërë në dispozicion Palëve të subjekteve të të dhënave për qëllimin e kryerjes së detyrave të besuara, qoftë nëpërmjet pajisjeve ose mjeteve të vëna në dispozicion nga Kontrolluesi i të Dhënave ose nëpërmjet pajisjeve të ofruara nga subjektet e tij të të dhënave); (v) të dhënat në lidhje me dokumentet e identifikimit/njohjes (p.sh. numri i kartës së identitetit për akses në ambientet e Kontrolluesit të të Dhënave ose për menaxhimin e kontrolleve paraprake të reputacionit qe jane te detyryeshme); (vi) Çdo imazh (p.sh. fotografi për distinktiva të përkohshëm për të lëvizur në ambiente).
Çdo e dhënë personale që hyn në kategorinë e (vii) kategorive të veçanta të të dhënave që zbulojnë gjendjen shëndetësore mund të mblidhet dhe përpunohet nga Kontrolluesi i të Dhënave me qëllimin e vetëm të menaxhimit të çdo aksidenti që ka ndodhur ndaj palëve të të dhënave në zyrat e Kontrolluesit të të Dhënave për qëllime të menaxhimit të detyrimeve që lidhen me higjienën dhe sigurinë në vendin e punës. Këto kategori të veçanta të dhënash përpunohen ekskluzivisht nga personeli që ka nevojë për to për detyrën e kryer.
Kontrolluesi i të Dhënave mund të mbledhë dhe përpunojë gjithashtu (viii) të dhëna në lidhje me dënimet dhe veprat penale ose masat e lidhura me sigurinë ose parandalimin vetëm në rastet kur kjo është e nevojshme për qëllimin e përmbushjes së detyrimeve ligjore (p.sh. legjislacioni kundër pastrimit të parave) të cilave i nënshtrohet Kontrolluesi i të Dhënave.
METODAT E PËRPUNIMIT
Përpunimi i të dhënave personale bëhet duke përdorur mjete manuale, të automatizuara dhe telematike, me logjikë të lidhur rreptësisht me qëllimet e mësipërme dhe, në çdo rast, në përputhje me garancitë dhe masat e nevojshme të përcaktuara nga legjislacioni në fuqi dhe që synojnë sigurimin e konfidencialitetit, integritetit dhe disponueshmërisë së të dhënave personale, si dhe shmangien e dëmtimit, humbjes materiale ose jomateriale (p.sh. humbja e kontrollit të të dhënave personale ose kufizimi i të drejtave, diskriminimi, vjedhja ose uzurpimi i identitetit, humbje financiare, deshifrimi i paautorizuar i pseudonimizimit, dëmtimi i reputacionit, humbja e konfidencialitetit të të dhënave personale të mbrojtura nga sekreti profesional ose çdo dëm tjetër i rëndësishëm ekonomik ose social).
Kontrolluesi i të Dhënave nuk përpunon të dhënat personale bazuar në proceset e automatizuara të vendimmarrjes që prodhojnë efekte ligjore ose ndikojnë ndjeshëm Subjektin e të dhënave, duke përfshirë profilizimin.
KONTROLLET E MUNDSHME NË PAJISJE
Kontrolluesi i të Dhënave dëshiron të informojë se ato mund të kryhejn Kontrolle sipas metodave të treguara më poshtë mbi të dhënat personale të Subjektit të të dhënave të mbledhura nëpërmjet përdorimit prej tyre të pajisjeve të kompanisë që mund
të caktohen ose gjithashtu të vihen në dispozicion nga Kontrolluesi i të Dhënave për shërbim profesional.
Ky përpunim, i kryer për qëllimet e treguara më sipër, mund të përbëjë herë pas here një monitorim indirekt të veprimtarisë profesionale të konsulentit nga Kontrolluesi i të Dhënave dhe mund të përdoret për qëllimin e mbrojtjes së aseteve të kompanisë dhe sigurinë e të dhënave dhe sistemeve të Kontrolluesit të të Dhënave, mbi të cilat furnizuesi është thirrur të operojë për ekzekutimin e shërbimit professional, veçanërisht:
- Rrjeti (Interneti dhe e-mail) – në rast të caktimit të një llogarie përdoruesi dhe/ose të një kutie postare të përkohshme kompanie për konsulentë të jashtëm: Sistemet e informacionit të Kontrolluesit të të Dhënave krijohen për të regjistruar në skedarë të posaçëm regjistri dhe, aty ku pritet, filtrojnë përmbajtjen, të dhënat e navigimit të përdoruesve dhe metadatat të trafikut të postës elektronike, si dhe nivelin e përditësimit dhe konfigurimit të pajisjeve të rrjetit në kushtet e operimit dhe instalimit të softuerit të sistemit të korporatës. Këto të dhëna aksesohen nga njësitë organizative përgjegjëse për mbrojtjen e sigurisë dhe privatësisë së tyre dhe menaxhimin e sistemeve të informacionit, duke përfshirë personelin e caktuar si administrator i sistemit, në rast të një kërkese nga një Autoritet Mbikëqyrës ose marrjes së sinjalizimeve edhe automatike që përbëjnë një ngjarje keqdashëse.
- Distinktivët – në rast të caktimit të një distinktivi të përkohshëm për konsulentin e jashtëm: është një mjet që Kontrolluesi i të Dhënave miraton për të lejuar hyrjen në ambiente dhe për të regjistruar praninë relative të subjekteve të autorizuara më parë për akses, të cilëve u kërkohet ta përdorin atë sipas procedurave të parashikuara në lidhje me kryerjen e veprimtarive të tyre profesionale në zyrat e Kontrolluesit të të Dhënave që ndodhen aty, nëpërmjet leximit përkatës.
3. PC, laptopë dhe tableta – në rast të caktimit të një pajisjeje të përkohshme nga konsulenti i jashtëm: sistemet e informacionit të Kontrolluesit të të Dhënave janë ngritur për të regjistruar në skedarë të posaçëm regjistri dhe, ku kërkohet, filtrojnë përmbajtjen, informacionin që i referohet të dhënave të navigimit të përdoruesve, aktiviteteve të kryera prej tyre nëpërmjet ekzekutuesve, deri në nivelin e përditësimit dhe konfigurimit të sistemit operativ dhe instalimit të softuerit të trafikut. Këto të dhëna mund të aksesohen nga njësitë organizative përgjegjëse për mbrojtjen e sigurisë dhe privatësisë së tyre dhe menaxhimin e sistemeve të informacionit, duke përfshirë personelin e caktuar si administrator të sistemit, në rast të një kërkese nga Autoriteti Mbikëqyrës ose marrjes së sinjalizimeve edhe automatike që përbëjnë një ngjarje keqdashëse.
KOMUNIKIMI DHE SHPËRNDARJA
Për të ndjekur qëllimet e mësipërme, Kontrolluesi i të Dhënave rezervon të drejtën për të komunikuar të dhënat personale: • kompani të tjera të grupit të cilit i përket Kontrolluesi i të Dhënave ose filialeve ose bashkëpunëtorëve të tij (me bazë edhe jashtë vendit), në kuadër të marrëveshjeve ekzistuese ndërshoqërore për menaxhimin e aktiviteteve të përmendura në qëllimet e sipërpërmendura;
- autoritetet e kontrollit dhe, në përgjithësi, subjektet publike ose private (p.sh.: Agjencia e Doganave dhe Monopoleve, UIF, Agjencia e të Ardhurave, autoriteti gjyqësor, autoritetet e sigurisë publike), vetëm në masën që plotësohen kushtet e përcaktuara nga legjislacioni në fuqi;
- shoqëritë që krahasojnë të dhënat e dhëna nga subjekti i të dhënave me ato të disponueshme në regjistrat publikë, bazat e të dhënave, listat ose dokumentet për të verifikuar vërtetësinë e tyre, edhe në përputhje me detyrimet e vendosura nga ligji kundër pastrimit të parave;
- subjektet që kryejnë shërbime sigurimi, me qëllim mbulimin e çdo rreziku që rrjedh nga puna e furnizuesit ose konsulentit;
- subjektet që kryejnë shërbime bankare dhe financiare; • subjektet që menaxhojnë sigurinë në punë dhe mjedisin; • subjektet që kryejnë aktivitete të kontrollit të aksesit në ndërtesat e kontrolluesit të të dhënave;
- subjektet që kryejnë shërbime për marrjen, përpunimin, përpunimin dhe ruajtjen e të dhënave;
- subjektet që ofrojnë shërbime për menaxhimin dhe hostimin e sistemit të informacionit të Kontrolluesit të të Dhënave;
- subjektet që kryejnë shtypjen, ambalazhimin, transmetimin, transportin dhe klasifikimin e komunikimeve;
- subjektet që kryejnë veprimtari të arkivimit dhe data entry të dokumentave;
- subjektet që kryejnë veprimtari ndihmëse për subjektet e të dhënave;
- firmat profesionale që ofrojnë asistencë dhe konsulencë (p.sh. firma kontabiliteti, studio ligjore, etj.);
- subjektet që kryejnë kontrollin, auditimin dhe certifikimin e veprimtarive të kryera nga Kontrolluesi i të dhënave;
- subjektet që kryejnë veprimtari konsulence asistence dhe komunikimi;
- subjektet që kryejnë kontrollin, auditimin dhe certifikimin e veprimtarive të kryera nga Klienti;
- financime ose grante nga organet kombëtare dhe/ose komunitare;
• subjektet të cilët në mënyra të ndryshme mund të trashëgojnë Kontrolluesin e të Dhënave në pronësinë e marrëdhënieve juridike (p.sh., përfituesit e mallrave, kreditë ose kontratat).
Subjektet e listuara më sipër veprojnë në mënyrë të pavarur si Kontrollues të të dhënave ose si përpunues të të dhënave në bazë të një akti ligjor specifik në përputhje me nenin. 28, paragrafi 3, të Rregullores. Lista e përditësuar e përpunuesve të të dhënave është e disponueshme duke paraqitur një kërkesë në adresën info@talentslink.org. .
Të dhënat personale mund të njihen edhe nga personeli në lidhje me kryerjen e detyrave të caktuara.
Të dhënat personale nuk do të shpërndahen dhe, për rrjedhojë, nuk do të vihen në vëmendje të subjekteve të papërcaktuara, në asnjë formë.
TRASFERIMI I TË DHËNAVE JASHTË SHQIPERISË
Të dhënat personale mund t’u transferohen palëve me bazë në vende jashtë Shqipërisë, të cilat bashkëpunojnë me Kontrolluesin e të Dhënave për të arritur qëllimet e mësipërme. Transferimi i të dhënave do të bëhet vetëm kundër ekzistencës së marrëveshjeve ndërkombëtare ose vendimeve të përshtatshmërisë nga Komisioneri i Informacionit dhe Mbrojtjes së të Dhënave në Shqipëri (neni 8 i Ligjit). Një kopje (ose një ekstrakt) e garancive të miratuara për transferimin si dhe lista e vendeve të treta/organizatave ndërkombëtare në të cilat janë transferuar të dhënat personale, mund të kërkohet në adresën e e-mail info@talentslink.org.
RUAJTJA E TË DHËNAVE
Të dhënat personale të palëve të subjektit të të dhënave do të ruhen për kohën e nevojshme për realizimin e marrëdhënieve ekzistuese ndërmjet palëve dhe për përmbushjen e detyrimeve të lidhura me to, dhe në çdo rast sipas kushteve të zbatueshme nga ligji për çështjet e sigurimeve shoqërore, si dhe ato përshkrime të parashikuara për ushtrimin e të drejtave që rrjedhin nga marrëdhënia e punës edhe pas përfundimit të saj përfundimtar, veçanërisht:
- për qëllimet që lidhen me ekzekutimin e kontratës, Kontrolluesi i të dhënave do të ruajë të dhënat personale të subjektit të të dhënave për 10 vjet nga përfundimi i kontratës;
- për përmbushjen e detyrimeve ligjore dhe urdhrave/dispozitave të autoriteteve dhe/ose organeve mbikëqyrëse, Kontrolluesi i të Dhënave do të ruajë të dhënat personale deri në shterimin e detyrimit ligjor ose urdhrit/dispozitës së autoritetit dhe/ose organit mbikëqyrës;
- për ndjekjen e interesave legjitime, Kontrolluesi i të Dhënave do të ruajë të dhënat personale deri në shterjen e interesit legjitim, duke marrë parasysh balancën me të drejtat e subjektit të të dhënave.
Pasi të kenë kaluar këto kushte, Kontrolluesi i të Dhënave do të sigurojë fshirjen e të dhënave të subjekteve të të dhënave ose shndërrimin e tyre në formë anonime.
TË DREJTAT E SUBJEKTEVE TË TË DHËNAVE
Të drejtat janë të garantuara nga nenet 15 deri në 17 të Ligjit. Në veçanti, Subjekti i të dhënave mund të marrë: a) konfirmimin e ekzistencës së përpunimit të të dhënave personale në lidhje me të dhe, në këtë rast, akses në këto të dhëna; b) korrigjimin e të dhënave personale të pasakta dhe integrimin e të dhënave personale jo të plota; c) fshirjen e të dhënave personale në lidhje me të, në rastet kur kjo lejohet me Ligj; d) kufizimin e përpunimit, në rastet e parashikuara nga Ligji; e) komunikimin, me marrësit, të cilëve u janë transmetuar të dhënat personale, të kërkesave për korrigjimin/anulimin e të dhënave personale dhe për kufizimin e përpunimit të marrë nga Subjekti i të dhënave, përveç rasteve kur kjo rezulton e pamundur ose përfshin një përpjekje joproporcionale. Subjekti i të Dhënave ka gjithashtu të drejtën të kundërshtojë në çdo kohë, për arsye legjitime, përpunimin e të dhënave personale në lidhje me të, edhe nëse janë të lidhura me qëllimin e mbledhjes, pa paragjykuar rastin në të cilin Kontrolluesi i të Dhënave demonstron praninë e arsyeve legjitime mbizotëruese ose ushtrimin ose mbrojtjen e një të drejte në përputhje me nenin 6 të Ligjit. Subjekti i të Dhënave ka gjithashtu të drejtën të mos i nënshtrohet një vendimi të bazuar vetëm në përpunimin e automatizuar, përfshirë profilizimin, i cili prodhon efekte juridike në lidhje me të ose që prek ndjeshëm personin e tij në mënyrë të ngjashme, përveç rastit kur ky vendim: a) është i nevojshëm për lidhjen ose ekzekutimin e një kontrate ndërmjet palës së interesuar dhe Kontrolluesit të të Dhënave; b) është i autorizuar me Ligj; c) bazohet në pëlqimin e shprehur të palës së interesuar. Në rastet e përmendura në shkronjat e mësipërme a) dhe c), subjekti i të dhënave ka të drejtë të marrë ndërhyrjen njerëzore nga Kontrolluesi i të Dhënave, të shprehë mendimin e tij dhe të kundërshtojë vendimin. Subjekti i të Dhënave mund të paraqesë kërkesa në adresën info@talentslink.org. duke shkruar ne subjektin e emailit “Privatësia – ushtrimi i të drejtave të privatësisë”, duke detajuar se cilën të drejtë synon të ushtrojë dhe duke i dhënë Kontrolluesit të të dhënave informacionin e nevojshëm për identifikimin e tij sipas neneve 11 dhe 12 të Rregullores. Subjekti i të dhënave ka gjithashtu të drejtën të paraqesë një ankesë pranë autoritetit mbikëqyrës, veçanërisht në Shtetin ku ai banon, punon ose në vendin ku ka ndodhur shkelja e supozuar për të cilën është paraqitur ankesa (p.sh. Komisioneri i Informacionit dhe Mbrojtjes së të Dhënave në Shqipëri – www.idp.al), siç kërkohet nga neni. 16 të Ligjit, si dhe të marrin funksionet përkatëse gjyqësore në zbatim të nenit. 16 të Ligjit.
NATYRA DHE DETYRIMI I DETYRUAR I KOMUNIKIMIT TË TË DHËNAVE PERSONALE
Dhënia e të dhënave personale është e detyrueshme për të ndjekur qëllimet e mësipërme dhe, në rast të dështimit, nuk do të jetë e mundur që Kontrolluesi i të Dhënave të krijojë ndonjë marrëdhënie kontraktuale ose të kryejë në mënyrë korrekte detyrimet dhe angazhimet që rrjedhin prej tyre.
Përpunimi për qëllimet e referuara në pikën 3 të paragrafit “Qëllimi dhe baza ligjore e përpunimit” nuk është i detyrueshëm dhe Subjekti i të Dhënave mund të kundërshtojë këtë përpunim në mënyrën e treguar në paragrafin “Të drejtat e subjekteve të të dhënave” të këtij dokumenti, dhe nëse subjekti i të dhënave kundërshton përpunimin në fjalë, të dhënat nuk mund të përdoren për këtë qëllim, përveç në rastet kur shoqëruesi i të dhënave tregon se e drejta e kontrollit tregon praninë e të drejtës. në bazë të nenit. 6 të Ligjit.
AZHURNIMI I POLITIKËS SË PRIVATËSISË
Kontrolluesi i të Dhënave rezervon të drejtën të përditësojë periodikisht përmbajtjen e kësaj faqeje. Prandaj, subjekti i të dhënave ftohet të konsultojë periodikisht informacionin e përfshirë këtu në mënyrë që të qëndrojë i përditësuar në lidhje me çdo ndryshim që ka ndodhur që nga konsultimi i fundit.